Wie in een mooi, groot huis wil wonen, doet dat niet om het schoon te maken. Je wilt ontspannen in de nieuwe badkamer en genieten van de tuin. Ieder klein hoekje afstoffen laat je liever door iemand anders doen. Of je denkt: ‘Ach, dat komt wel. Het is zo groot dat je er nu niks van ziet.’ Totdat het stof zich zo ophoopt dat een grote schoonmaak onvermijdelijk is. Maar, in plaats van een kleine routinetaak, is het nu een monsterklus. Wat dit verhaal met de juridische afdeling van een bedrijf te maken heeft? Veel meer dan je denkt!

De juridische administratie van bedrijven is kwetsbaar. Desondanks is er veel ruimte voor verbetering in de handhaving hiervan. Dat zag Jan-Willem Prakke, oprichter van Legal Manager. Hij werd na zijn opleiding rechten bedrijfsjurist en maakte het corporate huishouden van dichtbij mee. “Mijn ervaring lag met name in het gebruik van technologie en het optimaliseren van werkprocessen. Maar dat zijn dingen waar juristen over het algemeen niet dagelijks mee bezig zijn. Ik dacht: daar valt een boel in te winnen”, legt hij uit. “Nu stoppen we alle documenten in een softwareprogramma, zodat alles altijd te vinden is.”

Het belang van Corporate housekeeping

Het opslaan en kennen van contracten, juridische rapporten omtrent privacy of de nodige statuten bij een overname, Prakke noemt het corporate housekeeping. “Het is niet de spannendste kant van het werk. Daarom wordt het met minder enthousiasme, nauwkeurigheid en efficiëntie uitgevoerd. Het is je hygiëne, routinetaken. Met slordigheden in de administratie gaat het niet vaak mis, maar gaat het wel fout, dan zijn de gevolgen direct groot.” Het is als opruimen en schoonmaken in een huis. Doe je het niet regelmatig, dan zie je er lange tijd niks van. Als echter de nood aan de man komt, is het al een catastrofe.

Bij gestandaardiseerde huishouding is het belangrijk om te weten waar je alles laat. Zodat je het kan terugvinden wanneer het nodig is. “Stel dat er een belangrijk contract kwijt is, of er missen bepaalde documenten bij een overname. Wij kennen daar een voorbeeld van. Een bedrijf, dat had een entiteit in Spanje, miste dergelijke documenten. Dat heeft een notaris toen allemaal met spoed moeten rechttrekken. Het kostte 20.000 euro”, vertelt Prakke. “Dat lijkt in zo’n transactie misschien niet zo veel, maar daarvoor kan Legal Manager jaren je administratie bijhouden en soortgelijke kosten voorkomen.”

Een dagelijkse kleine schoonmaak en alles op z’n plek leggen, voorkomt grote problemen. “Corporate housekeeping gaat vooral om preventie”, zegt Prakke.” Maar, zo’n routinetaak kun je toch ook oplossen zonder externe hulp? Wat maakt dan het verschil? “De meeste bedrijven laten het door een jurist doen. Het is geen leuk werk, dus gaat diegene andere dingen vinden om te doen. Of het wordt in handen gelegd van een secretaresse. Het is alleen van groot belang dat je bij zulk werk juridische kennis hebt en dat het structureel gebeurt. Anders blijkt de invoer van de belangrijke informatie suboptimaal, merken wij vaak.”

Preventiepartner

Ondanks de nood voor preventie, is iemand ervan overtuigen lastig. Want, als het nooit misgaat, ligt het dan aan de preventieve maatregelen, of aan de afwezigheid van het risico? Daarom is ook efficiëntie een belangrijke reden bij routinetaken. “Bedrijven vergelijken vaak de kosten van uitbesteden en intern oplossen. Maar het blijkt dat wij het werk veel efficiënter uitvoeren.” Daarbij leert de klant ook met de software werken en dient Legal Manager als een verlengstuk. “Wij zijn een eerstelijns helpdesk. Want we zetten het in een nieuwe software en je hebt niet dagelijks belangrijke documenten nodig. Dan is het handig als er mensen beschikbaar zijn die dit werk wel dagelijks doen.”

Corporate housekeeping gaat allemaal over controle. “In control zijn, dat is eigenlijk een financiële term, minder voor legal. Dat was meer gericht op oplossen wanneer het misgaat. Maar dit verschuift”, zegt Prakke. “Ook juridische afdelingen moeten laten zien dat ze in control zijn. Alleen is de vraag: Hoe? Het uitbesteden aan moderne software is een mooi alternatief op het zelf doen. Zeer grote bedrijven zijn het hiermee eens, we werken voor meerdere multinationals.” Want, of het nu gaat om corporate housekeeping of het reguliere huishouden. Het liefst laat je dat door iemand anders doen. "Waarom wij het wel leuk vinden? Het is leuk om resultaat te halen. Je ziet direct dat juridische zaken soepeler verlopen. Daar wordt een klant heel gelukkig van”, besluit de ervaringsdeskundige.

Als er opeens diep verborgen documenten nodig zijn, gaan alle alarmbellen af. Legal Manager verandert die bel in een subtiele rinkel die zegt: “Aan het werk!”

Wil jij onaangename verrassingen op juridisch gebied voorkomen? Neem dan eens contact op. Of Klik hier!