Optimaal werken dankzij de nieuwste technieken: voor Harm Bavinck is het inmiddels een tweede natuur. Met 25 jaar ervaring op het gebied van Legal Operations én software-ontwikkeling, bleek hij de ideale partner te zijn voor Legal Manager. Samen met Jan-Willem Prakke helpt hij bedrijven aan een solide toekomst.

Kort na zijn studie rechten liet Bavinck, toen nog een jonge managementtrainee, al een slim systeem voor bedrijfsjuristen ontwikkelen. "In 2001 besloot ik met mijn compagnon om daar een eigen bedrijf van te maken. Uiteindelijk resulteerde dat in het product Effacts, een Legal Management Platform."

Terwijl Legal Tech wereldwijd nog in de kinderschoenen stond, groeide Effacts uit tot een geliefd systeem voor bedrijfsjuristen. Bavinck werkte later voor Wolters Kluwer en ontmoette daar Jan-Willem Prakke. "Een klant van mij", zegt de Legal Operations-expert. "Op een gegeven moment wilde hij een Alternative Legal Service Provider (ALSP) beginnen, dus daar hebben we samen naar gekeken. In samenwerking met Wolters Kluwer besloten we dat ik over zou stappen naar Jan-Willem.

Business aangepast op nieuwe software

Sinds 2019 staan de compagnons samen aan het roer van Legal Manager. Met Effacts wordt niet meer gewerkt want dat werd door Wolters Kluwer aangepast naar een nieuw systeem: Legisway. Geen gemakkelijke verandering, weet Bavinck nog. "Alles was gebaseerd op de oude software, dus we moesten onze business erop aanpassen", vertelt hij. "Maar uiteindelijk heeft dat ook voordelen gehad. We zijn in de tussentijd met verschillende systemen gaan werken en hebben ook eigen software ontwikkeld. Daardoor kunnen klanten nu kiezen welk systeem het beste op hun business aansluit."

Bavinck geeft een aantal voorbeelden van zijn legal service. "Een collega wil een NDA sluiten, een bank vraagt om een UBO-verklaring, de afdeling Tax heeft een org chart nodig, een sales medewerker wil een contract laten bewaken. Dat is standaardwerk waar je veel tijd aan kwijt kunt zijn. Eigenlijk is het de onderkant van juridisch werk. Als je een hoogopgeleide en duur betaalde expert bent, moet je iets kunnen doen waar je echt van waarde bent. Een jurist die het werk doet wat wij doen, is echt zonde van de tijd."

‘Cultuurverandering is wel een ding'

De techniek en service hebben zich al duidelijk bewezen, maar een traditioneel bedrijf laten overstappen gebeurt niet zomaar. "Cultuurverandering is wel een ding", vertelt Bavinck. "Als je iets implementeert, moet je ook echt zorgen dat mensen het gaan gebruiken. Dat is hard werken. Denk aan trainingen geven, en echt elke keer erop blijven hameren. Daar zijn wij voor."

Legal Tech maakt nu vooral grote sprongen dankzij de komst van AI. "Het reviewen van een contract kun je al best goed automatiseren. Tien jaar geleden was dat nog niet mogelijk. Ik verwacht dat dat de komende jaren alleen maar verbeterd gaat worden. Toch blijft er altijd werk voor ons over. Veel bedrijven hebben niemand in huis die goed met de AI kan werken. Daarnaast loont het niet altijd om dure software te kopen als de workload niet heel erg groot is. Kostentechnisch komt dat niet uit. Dat is het gat in de markt waar wij in springen. Wij staan klaar met een heel team en zorgen dat er altijd iemand is die je kan helpen."

"AI zal een deel van het werk wat we nu doen wel over gaan nemen", verwacht Bavinck. "Dus we letten heel goed op die technische ontwikkelingen en wat wij als service kunnen toevoegen. Het grote voordeel is dat we voor ongeveer honderd klanten werken en op die manier zien hoe zij dingen aanpakken. Wat je daar leert, kun je weer meenemen als je andere bedrijven helpt. Op het gebied van Legal Operations weten we precies wat wel en niet werkt. Dat is de waarde die wij graag bieden."